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Qué es el RPA (Robotic Process Automation)
Es un software que imita todas las pulsaciones del teclado, movimientos y clics de ratón, carga de ficheros, relleno de formularios, etc que hace una persona humana para hacerlo exactamente igual con más precisión, menos errores y en menos tiempo.
Sirve para tareas repetitivas que se ejecutan muchas veces y que no requieren pensar demasiado. Se trata de procesos muy bien identificados.
El software de RPA no «aprende» nada ni mejora nada. Esto sería labor de la IA y algoritmos de aprendizaje (machine learning y deep learning) que podrían servir en una segunda etapa de transformación digital.
RPA es una tecnología ya madura y se aplica para casos de uso muy específicos.
Es una tontería intentar resolver con RPA problemas para los que no sirve.
No te va a hacer un informe decente, salvo que llames decente a extraer de algun lado datos mas o menos fiables y ponerlos en una lista. Un informe decente es el que hace un ser humano interpretando y verificando esos datos.
RPA es un software rápido, no invasivo y con un retorno de la inversión inferior al año. Es lo que llaman solución «low code» porque no requiere de desarrollos informáticos complejos ni grandes.
Un RPA se integra de manera poco invasiva con los sistemas de gestión contable y financiera o entornos Industriales de las empresas. Actúa como una persona metódica y precisa que introduce datos o hace algo con ellos, así que no molesta.
Adoro a la gente de Administración
Cuando tienes a alguien a quien arrojar tus arrugados tickets de la gasolinera, parking e incluso tickets de invitaciones a clientes y sin pestañear lo meten «en el sistema» te das cuenta de por qué amas tu trabajo y por qué la gente vive cómoda en una organización.
Por eso recuerdo cuando en un proceso de transformación digital el CEO sugirió que había que «optimizar procesos» de control de gastos. Al final se trataba de que algunas personas (privilegiadas) no gastaramos nuestro valioso tiempo rellenando la excel de los gastos y escaneando las facturas «simplificadas» y los tickets. Queda el problema de que las personas de Administración tienen la manía de cobrar un sueldo. Y ya que cobran conviene que dediquen su tiempo a tareas lo más valiosas posibles para la empresa que les paga.
Una vez más no nos queda otra que recurrir a la tecnología.
Tecnologías para automatizar control de gastos
- OCR de toda la vida
- sistemas de creación y reconocimiento de patrones de documentos
- Machine learning (IA) modelos de facturas y documentos que sirven de base para reconocer automáticamente otros parecidos
En las PYMES los OCR (optical character recognition) y los sistemas basados en patrones suelen consumir más tiempo del que ahorran y encima hay que pagar la licencia. Los sistemas de IA son mucho más eficientes aunque difíciles de entrenar y tienes que encontrar la herramienta adecuada. No escribiría todo esto si no tuviera al menos una buena solución que ofrecerte o al menos que a mí me convenza, después de haber dedicado bastante tiempo a probar diversos sistemas comerciales.
Para abordar un proyecto real de captura y tratamiento de datos de documentos externos con formatos muy diferentes, como es el caso de los tickets de gastos de los comerciales debemos hacer un estudio muy sencillo porque ya hemos hecho muchos similares pero que busca fijar unos objetivos a conseguir.
Criterio para comprar un sistema RPA
El retorno de la inversión (ROI).
¿Cuánto tiempo me va a ahorrar?
Tienes que sumar al ahorro de horas de una o varias personas metiendo datos en el ERP el coste de arreglar las omisiones, descuadres y errores y el coste que supone retrasar los ingresos y los pagos
Hay un valor intangible, o más dificil de medir, que es usar tecnología en el trabajo diario que te va a permitir mejorar en otros aspectos críticos y que la empresa gane más dinero.
Y tienes que descontar la inversión a realizar
El ROI de estos proyectos se consigue en muy pocos meses.
Todo el proyecto se puede poner en marcha en 4 semanas y te va a costar unos 10.000€ por darte una cifra que dependerá de tus necesidades concretas.
Si te interesa lo hablamos,[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_raw_js]JTNDc2NyaXB0JTIwdHlwZSUzRCUyMnRleHQlMkZqYXZhc2NyaXB0JTIyJTIwc3JjJTNEJTIyJTJGJTJGbWF1LmRyaXZlby5lcyUyRmZvcm0lMkZnZW5lcmF0ZS5qcyUzRmlkJTNENTAlMjIlM0UlM0MlMkZzY3JpcHQlM0U=[/vc_raw_js][/vc_column][/vc_row]