3 Factores críticos para un RPA con SAP
1º.- Volumen suficiente
2º.- Orquestación del BPM (Business Process Management). El sistema espera a acciones de los usuarios cuando hace falta.
3º.- Validación de datos y reglas de negocio ANTES de ir a SAP
1º Volumen suficiente de operaciones que justifique un robot de software
RPA (Robotic Process Automation) parte de la base de que tienes muchas operaciones repetitivas que hacer y que automatizar esas tareas va a ahorrar mucho tiempo y errores al ser humano que las pilota a diario.
¿Cuál es un volumen suficiente?
Si una persona humana dedica más de dos horas al dia a rellenar un formulario con datos similares está haciendo «maquinalmente» un 25% de sus horas diarias. Se despistará, le interrumpirán, se aburrirá tarde o temprano y cometerá errores que luego tendrá que detectar alguien más adelante y corregir o echar para atrás ese proceso para que la persona que se equivocó al principio corrija el error.
Si, como ocurre casi siempre, hay un proceso donde intervienen secuencialmente 3 personas estas incidencias se multiplican. Es posible calcular las horas que se acaban perdiendo en función del número de personas que intervienen. Tan solo dejaré caer la palabra «exponencial» para que esta realidad no te duela mucho. Si sois muy buenos en esto lo dejamos en «progresión aritmética».
Por mucho que la persona esté entrenada a hacer estas tareas repetitivas y por muy baja que sea su expectativa laboral el problema no va a desaparecer. Algún día, de repente, alguien se cae del guindo y dice: «quiero cambiar de puesto y asumir nuevos retos».
Lo que yo he visto en el mundo real es que esto de «quiero cambiar…» normalmente no ocurre por miedo a perder el puesto de trabajo.
Lo que yo he visto varias veces es un grupo de personas estresadas sin tiempo para progresar.
Conclusión: Paga la empresa estas ineficiencias, mientras pueda y paga con su salud el trabajador.
Volumen de tareas a automatizar en un caso real
Un caso real de automatización de tareas repetitivas complejo implicaba rellenar 400 filas cada una con 190 columnas de un Excel. A diario.
Se trata de definir un producto en cada fila de la Excel rellenando las 190 columnas para luego pasarlo, bien definido, a SAP R4.
Las columnas se rellenan por personas diferentes, así que tienen que compartir el excel (esto, en sí mismo ya es un problema insoluble)
Solución:
Hay muchas. Todas pasan por no usar Excel como sistema de entrada de datos compartido. Te cuento 2 opciones que se contemplaron:
- Que cada usuario una excel propia, no compartida y rellene sus datos.
- La elegida: Un formulario automatizado que va preguntando a cada ser humano interviniente por sus datos (las columnas del viejo Excel) que les corresponde.
Los datos del formulario sufren una primera validación para evitar meter una cadena alfanumérica en lugar de una fecha y cosas así.
2º.- Orquestación del BPM (Business Process Management). El sistema espera a acciones de los usuarios cuando hace falta.
La Orquestación es la respuesta a la pregunta que todo responsable de IT u Operaciones se hace:
¿Cómo puede automatizarse algo que me parece que no es del todo automatizable?
Y no se ve como automatizable porque tiene que intervenir una o varias personas a lo largo del proceso para validar o introducir cambios.
Este error de concepto procede de la vieja automatización. Sobre todo si eres inquietorrillo y has hecho tus macros en Excel. La automatización de procesos que funciona en la vida real usa la Orquestación de diversos flujos de datos y acciones humanas.
¿Qué hace un director de orquesta?
Da la entrada a los diversos instrumentos en el momento adecuado.
Para preparar los datos siempre diferentes de lo que necesita un producto para ser fabricado (sobre todo si es a medida) hacen falta muchos intervinientes.
Un director de orquesta hace entrar a los violines justo en el momento en que los oboes y las flautas traveseras terminan un movimiento. A su vez el arpa actua en cuanto el piano ataca un acorde determinado, ….
3º.- Validación de datos y reglas de negocio ANTES de ir a SAP
El resultado de la Orquestación es una armonía que en el caso que contemplamos fue un excel de salida con todos los datos rellenos en tiempo y forma y con el formato exacto para convertirse en esos ficheros que usa SAP para importar datos al sistema.
¿Qué opinas?