El secreto de los que tienen todo siempre a mano
Si eres una persona activa, que se mueve a ver a clientes, o tienes una reunión en algún sitio fuera de la oficina y trabajas con documentos a presentar muy probablemente te interesa este uso simple, potente y avanzado de los documentos en la nube.
Vale para todos los fabricantes de almacenamiento en la nube.
Hoy vamos a ver cómo simplificar y ahorrar tiempo aprovechando la idea de «Escritorio en la nube»
Si usas un Mac esto es similar al entorno windows pero hoy solo hablaré del sufrido usuario de windows.
El secreto de los que tienen la información precisa y actualizada a mano es tener los ficheros sincronizados.
Una solución fiable es usar el «ESCRITORIO» de tu ordenador con Windows (da igual la versión) en la nube: OneDrive, Google Drive, Dropbox… vale cualquier sistema de archivos en la nube que guarde un documento en tu disco local y lo sincronice con la nube en internet.
El escritorio de windows varía con la versión del sistema operativo que tengas.
Una vista, parcial, de mi escritorio, que usa Windows 11, es esta:
Todos estos accesos y documentos en realidad están físicamente en una carpeta o directorio dentro de
C:\USERS (o c:\usuarios) en tu equipo:
En mi caso lo tengo compartido para todos los usuarios de mi equipo (que soy yo solo pero que a veces accedo en remoto para mis cosas de friki-técnico):
En tu caso puede que esté exactamente igual pero puede que tengas el escritorio en tu carpeta de usuario dentro, siempre, de C:\usuarios
Lo normal es que si tu usuario del ordenador se llama ‘maria’ sea algo como
C:\usuarios\maria\escritorio
La idea es que toda esta información esté disponible en un portátil si estoy donde un cliente o viajando y que mi unica preocupación sea, atención, que me conecte a internet.
No conozco ningún sistema que no permita funcionar con este modelo así que tienes un 99,999% de posibilidades de ser usuario de este tipo de archivos en la nube.
Caso de uso: Necesitas que todos tus archivos de trabajo estén disponibles siempre en cualquier dispositivo que uses para trabajar
Estás trabajando en un documento, pongamos que una propuesta de venta o de un nuevo proyecto en tu ordenador de sobremesa.
Si tienes experiencia sabrás que debes guardar ese documento en la nube con la que trabajes por si quieres tenerlo a mano cuando salgas de la oficina o de tu casa donde tengas el ordenador.
También habrás sufrido alguna vez cuando llegas a tu destino y el documento no se ha sincronizado o sencillamente no lo has guardado en la ubicación que pensabas y tienes 2 versiones diferentes de lo mismo.
Yo lo paso un poco mal cuando tengo que decir: «Te lo envié a tu email. Mira por favor si lo tienes por ahí que es la versión más actualizada».
Pérdida de tiempo, complicaciones varias. Poco profesional.
Debes poder confiar en que tu sistema de trabajo te va a responder. Te la juegas.
Mi obsesión es evitar esto y aprender cosas sencillas que eviten estos problemas.
Los verdaderos expertos usan el Escritorio de windows del equipo para tener a un clic de ratón toda la información. Esto no sucede si usas una carpeta en la nube porque siempre tienes que recorrer la jerarquía de carpetas buscando la que necesitas antes de guardar justamente ahí tu fichero. Consume tiempo: Se puede mejorar esta forma de trabajar.
Opciones para lograr esa confianza y ser más productivo:
1.- Windows permite crear «bibliotecas» que son como accesos directos del escritorio para ir a este tipo de carpetas dentro de una subcarpeta, … en un solo clic pero no deja de ser una complicación.
2.- Tener en tu memoria una idea de la organización jerárquica de carpetas que usas y navegar desde el inicio hasta llegar a la carpeta adecuada. P.e. carpeta «Clientes» y dentro «Ingeniería» y dentro «Oportunidades» y dentro «Empresa Acme» y dentro …
3.- Guardar todo en carpetas en el Escritorio y que este escritorio sea el mismo en tu ordenador de sobremesa o en tu portatil.
El truco está en que el Escritorio entero que tu ves en tu PC o portatil cuando lo arrancas sea en realidad una carpeta de la nube. Si luego sales de la oficina y te llevas el portátil basta con que también en el portatil tu escritorio sea en realidad la carpeta de la nube, nunca una carpeta local.
El Escritorio de windows, por defecto, SIEMPRE es una carpeta local así que tienes que hacer el cambio siguiente:
En propiedades de la carpeta Escritorio, cambia la UBICACION: quitas la ubicación local y pones una carpeta de la nube. p.e. OneDrive
Esto se hace pulsando botón derecho sobre la carpeta «Escritorio público» (o «Escritorio» o «Desktop» dependiendo de tu versión de Windows)
Si uso OneDrive, la versión gratuita, que es la personal estará aquí en el Explorador de archivos. Ojo: scb son mis iniciales, tu tendrás tu nombre o otro texto 
Para cambiar la Ubicación del Escritorio y pasarlo a la nube solo tengo que quitar eso de c:\Users\Public\Desktop y poner esto:
C:\Usuarios\{tu-nombre-de-usuario-en-el-equipo}\OneDrive
Esto te permite poner tranquilamente todas tus carpetas en el Escritorio de Windows.
Recuerda que debes hacer el cambio de Ubicación.
Si no lo haces solo vas a lograr tener una copia local NO SINCRONIZADA de tu archivo.
¿Qué opinas?