Un KPI para un jefe de equipo, de departamento, de proyecto es la Rentabilidad
LLevas un departamento y tienes que ofrecer una rentabilidad
La rentabilidad es la diferencia entre ingresos y gastos asociados a un proyecto o a tu departamento entero. Los gastos que te interesan aquí se llaman también costes
Hay 2 tipos de costes: directos e indirectos.
Costes Indirectos:
Tienes costes generales, imputaciones de costes del puesto (alquileres, soporte interno para pagar la administración, salario del RRHH, IT…). Pero no tienes influencia sobre estos costes. Te vienen dados. Para saber si eres rentable o no reflejalos como un porcentaje a mayores sobre los costes directos
Los costes indirectos no dependen de tí así que podrías prescindir tranquilamente de ellos hasta el final de tu Análisis de «inteligencia de negocio». Debes evaluar un Indicador en el que tengas algo que aportar. Si te vas a medir mejor que sea con una medida en la que puedas influir para bien y para mal.
Costes Directos
Vendes con un importe, quitale el iva. ¿Es una venta interna porque es un proyecto que haces para otro departamento? Pues es lo mismo que si vendieras a un cliente externo. Ponle un precio de acuerdo con quien mande o fijalo tú si eres el jefe.
Compras con un importe, sin iva
Tienes gastos directamente asociados a tu actividad. Son los costes directos. Todo aquel gasto que no es una compra te reduce el margen de beneficio. Normalmente estos gastos que no estan en facturas de compra son costes de personal, salarios, gastos de viaje.
Formula secreta de la rentabilidad
LLamamos R a la Rentabilidad
LLamamos V a las Ventas
y llamamos G a la suma de todos los Gastos o Costes asociados a tus operaciones
Sí, en efecto, la Rentabilidad R es:
R = V – G
Hay bastante gente que llama a esto Beneficio Bruto.
Lo de bruto es porque no han aplicado impuestos, amortizaciones y otros conceptos que no te sirven para analizar la Rentabilidad de lo que haces así que no los considero.
Por cierto que hay quien explica esto con el ejemplo de «Las gallinas que entran por las que salen». Si al final tienes gallinas en el corral ganas dinero. Lo que puede ocurrir es que tengas gallinas en negativo. Es como la energía oscura del universo. La antimateria. La antigallina.
La antigallina reacciona con las gallinas que te prestan otros y se convierte en deuda. En tu caso es un indicador de que tu sistema está inestable.
Un sistema evoluciona hacia el equilibrio. Piensa en la energía que se libera cuando juntas materia y antimateria.
Hay gente que lo pasa mal si no hace un porcentaje. En realidad no es por eso es porque un % es una medida relativa a las Ventas y permite comparar rentabilidades de importes diferentes en proyectos diferentes.
Así que llamamos al %de la Rentabilidad %R:
%R = (V – G) / V
el KPI que te invito a medir para ir comparando la rentabilidad de tus proyectos y operaciones es %R
Quiero saber si mis proyectos aumentan o disminuyen su rentabilidad a lo largo del tiempo
Te falta entonces la variable tiempo.
Vamos a analizar la rentabilidad en un año y en un mes
Datos necesarios para medir la rentabilidad
Si eres muy rentable o poco rentable depende de con quien te compares. Por supuesto si tus gastos superan a los ingresos no hace falta que te compares con nadie. Eres un «recurso prescindible» o no calculas bien o peor aún, no tienes los datos correctos. En cualquier caso no quieres ser un «inútil».
A mí me da miedo ser un inútil y no saberlo. El miedo -y la vagancia- pueden llevarme a no querer saber la verdad. Por eso estoy haciendo este ejercicio.
Puede que seas el dueño o hijo del dueño y no te puedas echar de tu propio negocio. Puede que uses este negocio para no estar aburrido en el chalet y te dé igual el beneficio. Puede que estés usando el negocio para blanquear dinero, en cuyo caso no hace falta que uses como KPI la Rentabilidad. Te sugiero que uses otro KPI como podría ser DBM o «Dinero Blanqueado por Mes»
Como este ejercicio es para calcular %R quizá sea el momento de que te vayas a seguir robando o haciendo lo que sea que hacen los que blanquean el dinero.
Seguimos.
Para medir %R necesitamos como mínimo:
- Facturas de Venta de un periodo. Pongamos un año pero mejor varios años para poder comparar. (V)
- Facturas de Compra de un periodo. (G1)
- Costes directos: aquí me interesa saber la rentabilidad de un servicio así que busco el coste de personas y lo calculo como un precio por hora de la persona x horas dedicadas al proyecto en un periodo. Sigamos poniendo un año. (G2)
G = G1 + G2
¿Y los costes indirectos? No nos hacen mucha falta si es que son independientes de la actividad. Si vas a pagar lo mismo por gastos generales, administración, sueldo del CEO, etc independientemente de lo que vendas o imputes como venta interna no son necesarios para tu KPI llamado %R
V y G1: Yo he sacado estos datos de mi programa de facturación y para G2 luego he creado una excel con los Costes directos en un año.
Mi malvado plan consiste en juntar estos datos en PowerBI que es un programa gratuito de Microsoft para hacer unos gráficos de evolucion de la rentabilidad y saber si aumenta, disminuye o se mantiene la rentabilidad y por tanto el beneficio de mi departamento, proyecto o negocio.
En PowerBI puedo importar esta excel con los datos (G2) directamente:
Cómo relacionar una tabla con fechas de gastos con el resto de gastos
Se me ocurre usar la mítica tabla Calendario que no debe faltar nunca en ningun proyecto de powerBI donde se quieran comparar actividades entre fechas
No nos va a hacer falta unir tablas porque podemos calcular el beneficio bruto y el margen simplemente con formulas DAX que significa “Data Analysis Expressions” que no es más que un compendio de expresiones, funciones, operadores y constantes matemáticos que se usan en una fórmula concreta
necesito un calculo o suma de Ventas, otro de Costes y luego restarlos para ver el beneficio bruto. PowerBI me permite luego ver este beneficio y calcular el % del Margen a lo largo del tiempo:
Costes totales:
He creado una variable llamada COSTE que se calcula con una fórmula para sumar el neto, es decir, la base imponible de las facturas de proveedores que son las facturas de compra y lo sumo a los gastos de personal que he llamdo GastosNoFacturables y que subía powerBI como una excel:
Para ver la evolución de los márgenes a lo largo del tiempo añado este grafico de líneas:
Si te interesa preguntame más.