¿Qué tengo que hacer para cumplir con las últimas exigencias legales sobre registro de horas trabajadas?

Muy buena pregunta. En serio. Es muy buena pregunta porque hay que cumplir un real decreto de 1995 (R.D. 1562/95) que luego es ampliado con una ley de 2013 que se interpreta de una manera desde el 4 diciembre de 2015  por un alto tribunal -la Audiencia Nacional- que tiene además apoyo en otras dos sentencias de 2016  y que luego el más alto tribunal, el Tribunal supremo de España, interpreta de otra forma en marzo de 2017.

Para aplicar esta legislación la Dirección General de Empleo se acogió a la opción más exigente en 31 de julio de 2014 y luego en marzo de 2016 donde impulsó las tristemente famosas inspecciones de trabajo de todo este año y el pasado (2016 y 2017) en las que los inspectores han reclamado el registro de todo tipo de horas trabajadas para todo tipo de empleados: no sólo los que trabajan a tiempo parcial y no sólo las horas extra. Esto ahora mismo (mayo de 2017) ya no es legal. Ahora estamos en una situación parecida a la anterior al 4 de diciembre de 2015 pero no igual.

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¿En qué fechas tiene vigencia la obligatoriedad del registro de horas trabajadas?

Hemos hecho el esfuerzo de poner fechas porque verás que es muy importante de cara a una inspección de trabajo presentar la información que era vigente en cada tramo de fechas. Por ejemplo, hasta el 31 de marzo el inspector de trabajo podía pedirte el registro de todas las horas trabajadas, de cualquier tipo, por los trabajadores desde 4 de diciembre de 2015 hasta 31 de marzo de 2017. Pero ya no puede pedirte el registro de horas desde el 31 de marzo hasta ahora.  Además no tener este registro se consideraba hasta el 31 de marzo, falta grave por lo que la multa era, para empezar, de 6500€ y ahora sería falta leve aunque sigue habiendo supuestos en los que la falta puede ser grave. Pero mejor vamos por pasos.

Lo que tienes que cumplir, a fecha de hoy, como empresario, en síntesis es:

1.- Registro diario de las horas extra para trabajadores que no tienen jornada completa

2.- El registro diario debe estar firmado por el trabajador. Copio de la norma:

La Inspección obliga a que el registro, además de ser diario, deba incluir la hora exacta de entrada y salida de cada empleado, «no siendo aceptable para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos», pues contienen una previsión de horas de trabajo y no las efectivamente realizadas.

3.- Hay que informar al trabajador mensualmente de las horas extras trabajadas en el mes. Hasta 2015 no era necesario pasar copia de estos datos a los Sindicatos y esta obligación se mantiene para empresas de mas de 50 trabajadores

¿Cómo puede ayudarme la tecnología para llevar bien los fichajes de los trabajadores?

No hay duda posible sobre el deber de fichar las horas extras. Estas horas no incluidas en el horario habitual del trabajador tienen que ser firmadas por el empleado y hay que comunicarlas mensualmente al trabajador. Esto lo puedes hacer con una planilla o hoja de firmas en papel. Este sistema tecnológicamente muy sencillo tiene el serio inconveniente de la rutina, pérdida de la hoja y suplantación de la identidad del trabajador. Además es poco ecológico porque genera cantidades notables de papel impreso.

Por otra parte lo que no vas a resolver con un papel de firmas es el problema de los trabajadores que están viajando, vendedores (bueno, ahora ya no hay vendedores sino expertos en «desarrollo de negocio» 🙂 ), trabajadores de campo, instaladores, mantenedores, limpiadores, etc.

¿Solución concreta para fichar en empresas donde el personal trabaja fuera de la oficina?

Tenemos una solución llamada Driveo para cubrir realmente todas las circunstancias de registro de horas en «movilidad». Esta solución usa el móvil, tableta o cualquier dispositivo con Android de manera no intrusiva y totalmente desasitida para dejar a la gente trabajar tranquila, hasta el punto de que registra las horas trabajadas sin preguntarte absolutamente nada. Tan solo tienes que gestionar las Incidencias, es decir, cuando no puedes cumplir tu horario laboral por algún problema no previsto: accidente, hora en el médico, urgencias, etc.

La filosofía de Driveo le convierte en un programa de gestión de horas trabajadas diferente de otros sistemas de registro de fichajes porque utiliza la información ya disponible antes de fichar (horarios, vacaciones, días libres, datos sobre el centro de trabajo, CRM de clientes) para evitar preguntar al trabajador datos que ya tenemos por otras vías.  Este tipo de «colaboración» entre el programa de nóminas de la empresa, el ERP o el CRM se extiende a la posibilidad de importar los cuadrantes de trabajo desde una hoja Excel y hace a Driveo muy ágil y extremadamente cómodo de usar por los trabajadores.

Para que el trabajador desplazado fuera de la oficina (trabajador «móvil») esté bien informado y pueda trabajar con eficacia le ofrecemos esta información en el móvil y tan solo le solicitamos su firma al final de la jornada laboral.

Para que pueda firmar sin inquietudes su registro de horas de trabajo mostramos las horas trabajadas del día en la pantalla para que dé su consentimiento o haga las correcciones que considere oportunas.  Estas correcciones serán valoradas y aprobadas, en su caso, por su superior en la empresa.

En fin, hay mucho más. Si estás interesado por favor preguntanos sin compromiso

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